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發(fā)布時間：2022-09-08 08:11
第一步：確定你的提案類型
寫提案的第一步是確定需要什么類型的提案。不同的類型有不同的規(guī)則，在要求提交另一種類型的情況下，提交一種類型是通往垃圾桶的捷徑。
商業(yè)提案主要有三類：正式征集、非正式征集和主動征集。如果你想知道如何寫提案，你必須了解這些區(qū)別。除了下面的提示外，請參考我們關(guān)于商業(yè)溝通類型的文章，以確保你有正確的語氣和格式給你的客戶。
1、征求的建議
征求的建議是對具體要求的書面答復(fù)。中標的賣家通常是滿足所有要求且價格最低的人。如果你在幾家供應(yīng)商的短名單中脫穎而出，通常會被授予面試機會。
征求建議書(RFPs)一般提供建議書的方向，客戶具體說明他想買什么。如果你的產(chǎn)品不能滿足他們的需求，或者他們正在進行大宗采購，并希望獲得幾個標書，客戶就可以發(fā)出RFP。這些建議書可以很短，也可以長達數(shù)千頁。
報價請求(RFQs)為一個大訂單尋求最佳交易。價格、可用性和交付都是詢價的考慮因素。詢價單通常非常長，所以回應(yīng)詢價單的建議書也應(yīng)該非常長。你對RFQ的回應(yīng)應(yīng)該包括關(guān)于成本、客戶問題的處理和質(zhì)量控制的信息。
當客戶購買一項服務(wù)，如建筑服務(wù)時，會發(fā)出招標書(IFB)。投標書必須非常詳細，價格往往是最重要的，因為能提供最優(yōu)質(zhì)服務(wù)的最低投標書通常會勝出。IFB的建議書很長，通常包括總體成本和精確的完成時間表的信息。
2、非正式征集的建議
非正式征求的建議通常是在供應(yīng)商或經(jīng)理與客戶交談后發(fā)出的。客戶可能有足夠的興趣來要求一份建議書。這些非正式的建議可能只包含基本信息，總結(jié)在電話中討論的內(nèi)容，以及什么類型的產(chǎn)品可以以什么成本提供。
3、主動提出的建議
另一種形式的提案是未經(jīng)請求的提案。這是向新客戶或現(xiàn)有客戶提出的關(guān)于新產(chǎn)品或服務(wù)的建議。這些建議通常是為了產(chǎn)生新的客戶或讓現(xiàn)有客戶成為回頭客。
第二步：撰寫一份成功的建議書
撰寫建議書最重要的規(guī)則是，客戶永遠是對的。當提案是由客戶正式或非正式征集的，你應(yīng)該向他們詢問提案指南。當提交一個主動提出的提案時，你仍然應(yīng)該向客戶尋求指導(dǎo)，并參考以前提交給同一買家的任何提案。
某些基本的最佳做法適用于所有提案。一份好的提案是關(guān)于在你的公司和你的潛在客戶之間建立一種關(guān)系。專注于回答這些關(guān)于你的業(yè)務(wù)和你能提供什么的簡單問題。
你是誰?建立你的商業(yè)身份，以及它如何與客戶的需求相匹配。要簡短!
你的客戶想要什么?沒有什么能比知道客戶想要什么更有效地把你的建議放在客戶名單的首位，也沒有什么能比不說出來更迅速地把它放入循環(huán)文件。
你要做什么?不要過度承諾! 要清楚地說明你的可交付成果和你要滿足的客戶需求。
你打算怎么做?在這一點上保持簡潔和集中。你的建議不需要你的商業(yè)模式的每一個瑣碎的點。相反，它需要對你的方法進行清晰的總結(jié)，以及為什么它們是這個客戶的完美匹配。
為什么你是這個項目的最佳選擇?將此作為你的結(jié)論，并作為對所講內(nèi)容的總結(jié)。每個答案都應(yīng)該支持 "我們是您項目的最佳選擇 "這一說法。這是你說這句話的機會。
第三步：成功的格式
對于許多提案，客戶提交的提案請求書將包括一個需要遵循的格式。如果您收到這樣的格式，請嚴格遵守它。即使是最小的偏差，也足以讓被提案淹沒的客戶從考慮中刪除您的提案。
如果你沒有收到要求的格式，那就看你自己了。使用我們的非正式提案的例子來獲得靈感，或者按照上面的問題清單。只要你以清晰可讀的方式傳遞相關(guān)信息，你的提案應(yīng)該是可以接受的。我們還提供了一些有用的提示，以幫助你的提案從其他提案中脫穎而出。
與撰寫提案一樣，提案的格式也遵循一些基本的最佳做法。堅持以下規(guī)則，以確保你有一個完整和有吸引力的產(chǎn)品。
1、清晰就是一切
建議書的目的是說服讀者考慮向你購買。你的解釋需要清晰、簡明和切中要害。保持你的句子簡短。盡可能的具體。避免使用流行語、俚語和習慣用語。
在全球經(jīng)濟中，你的提案很可能被那些英語是第二語言的人閱讀和批準。要想獲得更多關(guān)于寫好建議書的無情清晰的指導(dǎo)，請查看我們關(guān)于ESL商業(yè)寫作的建議。這里的建議適用于所有良好的商業(yè)溝通。
2、視覺化
你的提案應(yīng)該以標題頁的形式開始，以視覺輔助。如果你的公司有視覺資產(chǎn)，在標題和整個提案文本中使用它們。即使你沒有，每份提案都應(yīng)該有一個標題頁，包括公司名稱和聯(lián)系信息、提案接收人和提交日期。
對視覺吸引力的強調(diào)超出了標題頁的范圍，也延伸到了提案的文本中。如果你有圖片和圖表，就使用它們。如果沒有，也要使你的文字吸引人。在你的段落之間留出空白。使用標題和副標題來分割大塊的文字。將列表分成子彈或數(shù)字。你的提案越容易讓人看懂，就越有可能被接受。
3、精心校對
每一條提案規(guī)則都是基于一個簡單的原則：你的讀者正在尋找一個拋棄你的申請的理由。他們必須這樣做。一份工作的提案幾乎總是遠遠多于實際工作。一個錯別字就足以將你踢出競爭行列。僅有拼寫檢查是不夠的。要讓多人看一遍，確保沒有錯誤。
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