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Paper 輔導(dǎo)
發(fā)布時間：2023-12-21 09:55
問題陳述(problem statement)是對當前問題或難題的陳述，需要及時采取行動以改善情況。這一陳述簡明扼要地解釋了當前問題在功能流程和/或產(chǎn)品與當前(有問題的)事態(tài)之間設(shè)置的障礙。
這一陳述完全客觀，僅側(cè)重于問題的事實，不包含任何主觀意見。為了使這更容易，建議您提出誰、什么、何時、何地和為什么來創(chuàng)建問題陳述的結(jié)構(gòu)。
這也將使其更容易創(chuàng)建和閱讀，使手頭的問題更易理解，因此更容易解決。問題陳述除了定義一個緊迫問題外，還是提出及時、有效解決方案的引子。
問題陳述有三個主要特點或元素。它們是：
1.問題
您提出的問題的詳細信息以及為何它是應(yīng)該解決的問題。
2.建議的解決方案
您提出的解決方案的詳細信息。
3.能夠解決問題的原因
為什么您的解決方案能夠解決問題以及您將如何實施解決方案的詳細信息。
問題陳述對于定義和理解問題并制定可能的解決方案至關(guān)重要。這些陳述還提供了在與這些項目或流程相關(guān)的決策制定中至關(guān)重要的信息。
以下是您應(yīng)該使用問題陳述的情況：
1.澄清預(yù)期結(jié)果
問題陳述不僅確定問題和建議解決方案，還澄清了預(yù)期結(jié)果。確定期望的解決方案將有助于提供關(guān)于項目的總體思路。通過這一陳述，提出的解決方案以及解決方案的范圍和目標變得清晰。作為項目指南問題陳述在項目開始后提供了導(dǎo)航項目的指南。在項目的整個持續(xù)時間內(nèi)，團隊將不斷參考它，以幫助保持專注和在正確的軌道上。
2.作為項目指南
在項目接近完成時，再次參考這一陳述，以驗證解決方案是否按照陳述的方式實施，以確保它確實解決了最初的問題。這有助于確保采取適當步驟以防止將來再次發(fā)生同樣的問題。
問題陳述是一種工具，用于從管理層和利益相關(guān)方那里獲得對項目的支持和批準。因此，它必須準確而清晰地書寫。在制定問題陳述時，有一些關(guān)鍵元素需要記住，它們可以對項目的結(jié)果產(chǎn)生積極影響。
1.描述事物應(yīng)該如何運作
首先，您需要提供一些上下文，使人更容易理解問題。開始時，解釋這個特定過程應(yīng)該如何運作。在提到問題之前，簡潔地描述如果當前問題不存在，該過程將如何運作，時刻牢記最終用戶。
例如，假設(shè)您有一種提高流程效率以最大程度利用資源的想法。您可能首先描述一個理論上更有效的系統(tǒng)，并從那里開始提出建議，始終記住誰、什么、何時、何地以及為什么，以保持自己的思路清晰。
2.解釋問題并說明其重要性
問題陳述不僅應(yīng)該解決問題是什么，還應(yīng)該解釋為什么是問題，以及解決它為什么重要。這通常會有機地涉及其他"W"問題。例如：為什么我們應(yīng)該解決這個問題?因為它影響了X、Y和Z部門的效率，浪費了資源，推高了消費者的價格。
這解決了問題是什么，誰受到了影響，以及為什么問題應(yīng)該解決。您還可以考慮包括已經(jīng)嘗試過解決問題的方法以及為什么它們沒有奏效。盡可能簡明扼要地解釋您對當前問題的了解。
3.解釋您問題的財務(wù)成本
當向決策者陳述問題時，您需要解釋不解決它的成本。由于金錢是商業(yè)人士交流的語言，最好將問題和建議的解決方案框定為財務(wù)成本。
例如，如果問題正在主動造成不必要的花費，阻止公司賺更多的錢，或損害公司的公共形象(間接造成花費)，請確保以決策者理解的財務(wù)術(shù)語清晰明了地解釋。盡量準確地確定問題成本的確切金額。
4.支持您的說法
一旦聲稱問題正在給公司造成損失，您必須準備好用證據(jù)支持您的說法。如果忽略這一步驟，可能不會被認真對待。做好研究，引用您的來源，并準備好要呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)。
5.提出解決方案
問題陳述應(yīng)該描述您對問題的解決方案。在這一點上，您不會專注于找到一個解決方案，但您應(yīng)該對問題的原因有一個牢固的把握，并準備提出理解和解決它的切實可行的方法。通過提出為解決問題制定的周密計劃，明確您的目標。
6.解釋您提出解決方案的好處
現(xiàn)在，您已經(jīng)描述了一個理想的場景，其中問題不存在。您已經(jīng)指出了問題，并解釋了選擇不解決它的后果(使用美元和可靠的數(shù)據(jù))，并提出了一些實際的方法來理解和解決它。
現(xiàn)在是展示為什么這個解決方案將奏效的一個非常好的時機，再次集中精力放在解決方案的效率和財務(wù)影響上。說明解決方案將減少哪些開支，這個解決方案將如何釋放收入流，以及您的解決方案將帶來哪些無形的好處，比如增加客戶滿意度。
7.總結(jié)問題和解決方案
現(xiàn)在，您將進入結(jié)論部分。這應(yīng)該包括問題，為什么需要解決它，以及為什么您的解決方案是解決問題的最佳答案的概括論證。
按照這種格式進行寫作將有助于閱讀它的各方理解問題，并愿意考慮最佳的解決方案。
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