項(xiàng)目管理的最大優(yōu)勢在于,它可以讓你計(jì)劃、管理和執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的所有工作。這通常是可能的。但有時,新的項(xiàng)目成員或高級利益相關(guān)者想要簡化的項(xiàng)目視圖。相反,你需要一種簡潔的方式來傳達(dá)項(xiàng)目的要點(diǎn)--同時又不失清晰度。相反,你需要一種簡潔的方式來傳達(dá)項(xiàng)目的要點(diǎn)--同時又不失去讀者的注意力。
如果您以前從未撰寫過摘要,本文將告訴您有關(guān)計(jì)劃、撰寫和分享摘要的所有知識。如果您以前從未撰寫過executive summary,本文將告訴您有關(guān)計(jì)劃、撰寫和與團(tuán)隊(duì)分享總結(jié)的一切必要知識。

一、什么是執(zhí)行摘要?
摘要是對文件的概述。摘要的長度和范圍因所概述的文件而異,但總的來說,摘要是對文件的概述。摘要的長度和范圍因其概述的文件而異,但一般來說,摘要的長度可以在一到兩頁之間。文件應(yīng)包含讀者和主要利益相關(guān)者需要了解的所有信息。
可以這樣想: 如果高層利益相關(guān)者只需閱讀內(nèi)容提要,他們就能獲得成功所需的全部信息嗎?如果是這樣,那么內(nèi)容提要就達(dá)到了目的。
一般來說,內(nèi)容提要包括四個部分:以文件要解決的問題或需求開頭;提出建議的解決方案:解釋解決方案的價值:最后總結(jié)工作的意義。
二、什么是項(xiàng)目管理執(zhí)行摘要?
在項(xiàng)目管理中,執(zhí)行摘要是為跨職能合作者、團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目利益相關(guān)者提供清晰信息的一種方式。對于沒有時間或不需要深入了解項(xiàng)目所有細(xì)節(jié)的團(tuán)隊(duì)成員來說,可以將其視為項(xiàng)目摘要。
項(xiàng)目管理摘要與更傳統(tǒng)的商業(yè)計(jì)劃摘要的主要區(qū)別在于,前者應(yīng)在項(xiàng)目開始時編寫,而后者應(yīng)在商業(yè)計(jì)劃編寫完成后編寫。 例如,如果您要編寫環(huán)境研究摘要,您應(yīng)在研究完成后編寫一份關(guān)于研究結(jié)果和發(fā)現(xiàn)的報告。另一方面,在撰寫項(xiàng)目管理摘要時,您應(yīng)說明項(xiàng)目旨在實(shí)現(xiàn)哪些目標(biāo),以及這些目標(biāo)為何重要。
項(xiàng)目管理總結(jié)同樣由四個部分組成:
1.從項(xiàng)目要解決的問題或需求開始。為什么要開展該項(xiàng)目?洞察力、客戶反饋、產(chǎn)品路線圖或其他需求是什么?
2.描述建議的解決方案或項(xiàng)目目標(biāo)。該項(xiàng)目將如何解決您在第一部分中發(fā)現(xiàn)的問題?項(xiàng)目的目的和目標(biāo)是什么?
3.解釋解決方案的價值。項(xiàng)目完成后會發(fā)生什么?它將如何改善和解決你在第一部分中發(fā)現(xiàn)的問題?
4.最后談?wù)劰ぷ鞯闹匾浴_@是另一個重申問題為何重要和項(xiàng)目為何重要的機(jī)會。還可以提及目標(biāo)群體以及您的解決方案將如何解決他們的問題。最后,寫上重要的后續(xù)行動。
如果您以前從未撰寫過總結(jié),您可能會想知道總結(jié)與項(xiàng)目管理的其他要素之間的關(guān)系。點(diǎn)擊此處了解如何評估總結(jié):
三、如何通過實(shí)例撰寫出色的摘要?
每個摘要都有四個部分。請按照此模板撰寫一份出色的摘要。寫完摘要后,請?jiān)俅伍喿x,確保它包含了利益相關(guān)者需要了解的所有重要信息。
1.從項(xiàng)目解決的問題或需求開始
在內(nèi)容提要的開頭,解釋本文檔(及其所代表的項(xiàng)目)為何重要。花時間描述問題,包括您收集的任何研究或客戶反饋。明確說明該問題的重要性和與客戶的相關(guān)性,以及解決該問題的重要性。
例如,假設(shè)您為一家手表制造商工作。您的項(xiàng)目是生產(chǎn)一種更簡單、更便宜的手表,這種手表不僅能吸引奢侈品客戶,還能吸引新的客戶群體。
樣本摘要:
在最近的客戶反饋會議上,52% 的客戶表示需要更簡單、更便宜的產(chǎn)品。在對選擇競爭對手手表的顧客進(jìn)行的調(diào)查中,87%的顧客都提到了價格。為了更好地服務(wù)現(xiàn)有客戶并打入新市場,我們需要開發(fā)一系列價格適合這一市場的手表。
2.描述建議的解決方案或項(xiàng)目目標(biāo)
既然已經(jīng)概述了問題,就需要說明解決方案。與摘要或大綱不同的是,你需要對解決方案做出規(guī)定,換句話說,你需要讓讀者相信你的解決方案是正確的。這部分與其說是頭腦風(fēng)暴,不如說是為您推薦的解決方案提供支持。
由于您是在項(xiàng)目開始時撰寫摘要,因此即使您還沒有規(guī)劃出所有成果和里程碑也沒有關(guān)系。但這是您概述項(xiàng)目過程中會發(fā)生什么的機(jī)會。如果您在制定項(xiàng)目主要交付成果和時間表的高層概述時需要幫助,可以考慮在開始編寫執(zhí)行摘要之前創(chuàng)建一個項(xiàng)目路線圖。
我們繼續(xù)以執(zhí)行摘要為例:
我們的新手表系列一開始將比目前最便宜的解決方案便宜 20%,根據(jù)材料和機(jī)芯的不同,有可能便宜 40% 或更多。為了能夠提供這些價格,我們將采取以下措施
提供新材料手表,可能包括硅膠或木材。
使用高品質(zhì)石英機(jī)芯,而不是自制自動機(jī)芯。
推出可定制的表帶,偏重選擇性和靈活性,而非傳統(tǒng)的奢華。
請記住,每塊手表仍將受到嚴(yán)格的質(zhì)量控制,以保持與我們現(xiàn)有產(chǎn)品相同的世界級速度和精度。
3.解釋解決方案的價值
在這一步中,您要開始更詳細(xì)地說明您的解決方案將如何影響和改善您在開頭概述的問題。如果有的話,預(yù)期結(jié)果是什么?在這一部分,您可以加入任何相關(guān)的財(cái)務(wù)信息、項(xiàng)目風(fēng)險或潛在收益。您還應(yīng)將項(xiàng)目與公司的目標(biāo)或 OKR 聯(lián)系起來。這項(xiàng)工作與貴公司的目標(biāo)有何關(guān)聯(lián)?
我們繼續(xù)以總結(jié)為例:
我們希望通過比目前最便宜的產(chǎn)品便宜 20% 到 40% 的新產(chǎn)品,打入休閑手表市場,同時繼續(xù)支持我們的奢侈品牌。這將有助于我們實(shí)現(xiàn) 22 財(cái)年的目標(biāo) 3:發(fā)展品牌。這些新產(chǎn)品有可能帶來超過 300 萬美元的年利潤,這將幫助我們實(shí)現(xiàn) 22 財(cái)年的目標(biāo) 1:年利潤 700 萬美元。
與客戶的初步反饋會議表明,低價選擇不會影響奢侈品牌的價值或聲譽(yù),但這是設(shè)計(jì)過程中需要考慮的風(fēng)險。為了降低這一風(fēng)險,該產(chǎn)品的營銷團(tuán)隊(duì)將在上市前六個月開始制定進(jìn)入市場的戰(zhàn)略。
4.最后陳述該職位的重要性
當(dāng)您與高管利益相關(guān)者分享了所有這些重要信息后,最后一部分就是幫助他們理解這份工作對組織的影響和相關(guān)性的機(jī)會了。如果有的話,他們應(yīng)該從你的總結(jié)中得到什么?
我們總結(jié)的一個例子:
更便宜、更具差異化的產(chǎn)品不僅能讓我們打入新市場,還能積極擴(kuò)展我們的品牌。由于這些新產(chǎn)品的重點(diǎn)以及對廉價手表的預(yù)期需求,我們預(yù)計(jì)每年的市場份額將增加 2%。
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